Im Rahmen der zunehmenden Globalisierung stellen geschäftliche Reisen einen wesentlichen Bestandteil des beruflichen Alltags dar. Deutsche Unternehmen versenden ihre Mitarbeiter auf Geschäftsreisen, um Beziehungen mit wichtigen Kooperationspartnern zu stärken und die Zusammenarbeit mit anderen Firmen zu intensivieren. Dabei gilt es, einige Faktoren zu berücksichtigen, unter anderem stellt sich die Frage, wer für die Reisekosten aufkommen muss.

Dienstreise, Dienstgang und Wegezeit

Auch wenn die Begriffe ähnlich klingen, so gibt es bedeutende Unterschiede zwischen Dienstreise und Dienstgang. Bei einer Dienstreise handelt es sich um eine Reise, die der Arbeitnehmer auf Anweisung des Arbeitgebers antritt und bei der er seinen üblichen Arbeitsort verlässt, um eine Tätigkeit außerhalb des Betriebs durchzuführen. Das kann unter anderem die Verhandlung mit einem Zulieferer, eine Schulung oder ein Meeting sein. Damit die Reise als Dienstreise eingestuft wird, darf sich der Einsatzort nicht in unmittelbarer Nähe des Betriebsgeländes befinden. Grundsätzlich gilt, dass eine Dienstreise nur dann gegeben ist, wenn im Rahmen der Geschäftsreise eine gewisse Mindestdistanz überschritten wird. Wie hoch die Mindestdistanz im Einzelfall ausfällt, hängt von den individuellen Umständen ab. Zum Teil ist die Überschreitung der Stadtgrenzen erforderlich, damit von einer Dienstreise gesprochen werden kann.

Der Dienstgang

Unter einem Dienstgang versteht man dienstliche Verpflichtungen, welche nicht am gewöhnlichen Arbeitsplatz ausgeführt werden, allerdings auch nicht den Charakter einer Dienstreise aufweisen. Wird ein Kunde aufgesucht, der nur wenige Straßen vom Betriebsgelände entfernt wohnt, ist die räumliche Entfernung für eine Dienstreise in der Regel zu gering, sodass man in einem solchen Fall von einem Dienstgang spricht.

Die Wegezeit

Wenn ein Arbeitnehmer jeden Tag von seinem Wohnort zum Arbeitsplatz fährt, gilt die zurückgelegte Strecke weder als Dienstreise noch als Dienstgang. Zusätzlich dazu zählt die hierfür aufgewendete Zeit nicht als Arbeitszeit, stattdessen spricht man von der sogenannten Wegezeit.

Wann spricht man von einer Geschäftsreise?

In der Regel spricht man dann von einer Geschäftsreise, wenn ein Arbeitnehmer auf Geheiß des Arbeitgebers seinen regelmäßigen Arbeitsplatz verlässt, um einer geschäftlichen Tätigkeit außerhalb des Betriebs nachzugehen. Dies gilt sowohl für nationale als auch für internationale Reisen. Wie der Arbeitgeber Geschäftsreisen wahrnimmt, hängt unter anderem von der Branche, den Zielen sowie den individuellen Arbeitsumständen des jeweiligen Unternehmens ab. In den meisten Fällen werden geschäftliche Reisen als erforderliche Investition angesehen, welche der Verbesserung von Kunden- oder Lieferantenbeziehungen dient. Damit es hier zu keinen Missverständnissen kommt, sollten die Erwartungen des Arbeitgebers hinsichtlich geschäftlicher Reisen mit dem jeweiligen Arbeitnehmer klar kommuniziert werden.

Gilt die Geschäftsreise als Arbeitszeit?

Eine oft gestellte Frage ist, ob die im Rahmen einer Geschäftsreise aufgebrachte Zeit als Arbeitszeit gilt. Grundsätzlich lässt sich festhalten, dass die geschäftliche Tätigkeit während der Dienstreise als Arbeitszeit anerkannt wird. Dies umfasst unter anderem:

• Verhandlungen
• Meetings
• Schulungen

Die Reisezeit allerdings wird nicht in jedem Fall als Arbeitszeit angerechnet. Wenn die Reise während der gewöhnlichen Arbeitszeit erfolgt, können Mitarbeiter davon ausgehen, dass die Reisezeit auch als Arbeitszeit gilt. Die genauen Geschäftsreiseregeln können sich je nach Unternehmen stark voneinander unterscheiden, sodass bereits im Vorfeld eine Absprache mit dem Arbeitgeber getroffen werden sollte. Zudem können Mitarbeiter den Arbeitsvertrag sowie die Unternehmensrichtlinien überprüfen, um ihre Rechte und Pflichten bezüglich geschäftlicher Reisen in Erfahrung zu bringen.

Welche Kosten übernimmt der Arbeitnehmer?

Im Rahmen einer Geschäftsreise fallen verschiedene Kostenblöcke an. Zu den gängigen Reisekosten zählen Transportkosten. Diese hängen stark davon ab, welches Fortbewegungsmittel genutzt wird. Bei einer nationalen Reise fallen meist Kosten für Mietwagen, Taxis oder Bahntickets an. Bei einer internationalen Reise, bei welcher der Mitarbeiter fliegen muss, entstehen durch die gebuchten Flugtickets in der Regel höhere finanzielle Aufwendungen. Vor allem bei längeren Reisen müssen die Mitarbeiter eine Unterkunft in einem Hotel buchen. Diese Kosten werden vom Arbeitgeber oft übernommen. Für die Verpflegung fallen ebenfalls Kosten an, die der Arbeitgeber erstatten kann, unter anderem durch Pauschalen für Mahlzeiten. Zu den zusätzlichen Ausgaben gehören unter anderem Konferenzgebühren, Visa-Gebühren sowie andere für die Geschäftsreise erforderlichen Kosten. Arbeitnehmer sollten unbedingt berücksichtigen, dass nicht alle im Rahmen der Geschäftsreise angefallenen Kosten auch erstattet werden. Zu den nicht erstattungsfähigen Ausgaben zählen persönliche Einkäufe sowie Luxusausgaben. Zusätzlich dazu müssen die getätigten Ausgaben in einem angemessenen Rahmen bleiben. In der Regel werden Ausgaben nur dann erstattet, wenn der Nachweis dieser durch entsprechende Belege erbracht werden kann.

Die Reisekostenabrechnung

Es gilt, die angefallenen Reisekosten korrekt abzurechnen, sodass die Reisekostenabrechnung für Unternehmer eine zentrale Rolle in den Geschäftsreiseregeln spielt. Im Rahmen der Belegpflicht müssen alle Ausgaben durch den jeweiligen Beleg lückenlos nachgewiesen werden können. Der Nachweis kann über Tickets, Rechnungen oder Quittungen erbracht werden. Das ist wichtig, damit die Buchhaltung stimmt und es bei der steuerlichen Absetzung zu keinen Problemen mit dem Finanzamt kommt. Um die Abrechnung zu vereinfachen, können Arbeitgeber ihren Mitarbeitern Pauschalen für Verpflegung und Übernachtungen anbieten. Handelt es sich um eine internationale Geschäftsreise, müssen die finanziellen Aufwendungen unter Umständen in die eigene Landeswährung umgerechnet werden.